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秘書になるにはどうしたらいい?意外と知らない秘書の仕事について徹底解説


個人や会社の生産性を高めるために役立つ「秘書」の仕事は、今多くの企業で注目されています。
しかし秘書の仕事に就くにはたくさんの努力と、正しい学びが求められることになるでしょう。

そこでこちらでは、秘書の仕事内容や必要資格、秘書に向いている人の特徴など色々な疑問をチェックしてまいります。
現在の仕事から転職を考えている、秘書という仕事に興味がある、そういった人はぜひ参考にしてみてください。

知っているようで知らない秘書の特徴を把握することは、実際の就職につながる重要なプロセスです。
本格的な転職を目指すのなら、まずは秘書の基本を学んでいきましょう。

 

転職の前にそもそも秘書の仕事内容ってなに?


秘書の仕事には、他の職種とは違った特殊な面が多く含まれています。
そのためあらかじめ仕事内容を確認しておくことが、転職のための1つのステップになるのです。

なぜ秘書という仕事が世の中に求められているのかがわかるので、まずは主な業務内容をチェックしておきましょう。
 

上司のスケジュール管理


秘書の仕事の大部分は、特定の人物のサポートに費やされます。
特にスケジュール管理は、秘書の腕の見せ所となるでしょう。

その日の会議や仕事の予定を伝え、実際に上司の動きをサポートするのが主な仕事となります。
仕事の重要度や優先度を把握する管理力が求められ、上司に最適な1日を提供するのが仕事のコツとなるでしょう。

予定を調整してスケジュールを組むのも秘書の役目となり、上司がスムーズに働けるような環境づくりをする必要もあります。
また予定通りに仕事が進行しなかった場合や、急なスケジュール変更を迫られた際に対応するのも秘書の仕事です。

上司が働きやすいように支えることこそ、秘書がすべき重要な仕事だといえるでしょう。
 

電話やメールの対応


毎日やってくる電話やメールへの応対も、秘書の仕事となっています。
会社内での役職が高くなるほど連絡が増えてくるので、それを的確にさばくスキルが求められるでしょう。

不要な連絡を遠ざけ、重要な内容はすぐに上司に伝える、そういった取捨選択が毎日の基本業務となります。
電話やメールは仕事の進行を妨げることが多いので、秘書が積極的に処理していくのが理想となるでしょう。
 

来客対応


上司への来客応対とアポイントメントの管理も、秘書が行うべき重要な仕事です。
正しい接客マナーと言葉遣いを意識して、失礼のない応対を目指していきましょう。

場をつなぐトークスキルや、海外の人を相手にするための言語学習など、学ぶべきポイントが多い業務となっています。
秘書の応対はそのまま上司の顔となるので、意識して取り組むことがおすすめです。
 

文書の作成


仕事に必要な文書や書類の作成も、秘書がこなすべき業務となっています。
会議や社内で使用する文書を1から作ることもあれば、上司の作った文章を清書して書き出すこともあるでしょう。

いずれにせよ高い構成力と執筆スキルが必要となり、そのまま秘書としての評価につながります。
また得意先へのお礼状や手紙の返事を代筆することもあるので、手書きの美しさや基本的なマナーも重要です。
 

その他雑務


上記の仕事以外にも、上司の1日に発生するあらゆる雑務を処理するのも、秘書の役割となっています。
オフィスや仕事机の掃除に整理整頓、業務を円滑に進めるためのデータ収集や管理など、やるべきことは目白押しです。

さらに出張時の宿泊手配や社内への連絡、経費の手続きなども仕事の一環となります。
上司のサポートになることであれば、すべて仕事となるのが秘書という職業なのです。

何でもやるという意気込みを持つことが、秘書として働くスタートとなるでしょう。

 

秘書になるためには資格が必要?


秘書の仕事に役立つ資格やスキルは複数ありますが、「これがないと秘書にはなれない」といった必須資格というものは存在しません。
そのためあなた個人の能力が認められれば、秘書としてのキャリアを獲得することはできるでしょう。

しかしそれでも資格の有無は転職に大きく影響し、採用を決めるきっかけにもなり得ます。
資格取得のために学んだ経験は実際に秘書になってからでも役に立つため、転職を考えているのなら準備を進めておくことがおすすめです。

 

秘書になるための有利な資格は?


現在世の中には数多くの資格がありますが、なかでも以下の3点は秘書に必要なスキルを証明するのに効果的です。
秘書として働くことを目指すのなら、以下から気になる資格をチェックしておくといいでしょう。

資格の取得=秘書になれるというわけではありませんが、労働意欲や実力を示すには有効となります。
少しでも就職面接で有利となるように、資格を上手に活用していきましょう。
 

秘書技能検定試験


「秘書技能検定試験」とは、秘書に必要とされる人柄や身だしなみ、その他業務に役立つ一般知識やマナーを取得した人に与えられる資格です。
試験は筆記のみで行われるため、知識量とそれを適切に引き出す技術が求められるでしょう。

上記で紹介した秘書の仕事内容を総合的に理解することになるため、資格勉強が実務につながりやすいのが特徴。
秘書としての基礎を固めるのなら、秘書技能検定試験の勉強を始めてみるのがおすすめです。
 

CBS(国際秘書)検定


より国際的な職場や海外の取引先相手に仕事をする際には、「CBS(国際秘書)検定」の資格取得が推奨されます。
英語によるコミュニケーション能力を高めることができるので、秘書を含めたさまざま職業に応用することができるでしょう。

今後海外展開を視野に入れている会社にとっては、CBS(国際秘書)検定の資格を持つ人材が重要なキーとなり得ます。
国内外で活躍できる資格は今後さらに重要視される可能性があるので、積極的に取得を目指してみるといいでしょう。
 

TOEIC


単純な英語力をアピールするためにも、「TOEIC」の資格取得は有効となります。
英語での会話や文書作成が可能であれば、秘書としての業務をさらに高いレベルで実行することができるでしょう。

TOEICはかなりポピュラーな資格であるため就職のアピールに使いやすく、実際の現場でも役立ちやすいといえます。
少しでも自分のキャリアの利益になるような資格を求めるのなら、TOEICは要チェックとなるでしょう。

 

こんな人が秘書に向いています!


秘書という仕事はかなり特殊な面を持つため、向いている人と向いていない人がはっきりと分かれることになります。
長く仕事を続けることができるように、こちらで秘書に向いている人の特徴をチェックしてみましょう。

自分の性格とマッチしていると思えたら、秘書が天職となる可能性は十分にあります。
転職のきっかけになるかもしれないので、まずは自分自身の長所と照らし合わせてみてください。
 

几帳面で気がきく人


秘書として働くのなら、「気づく」という行為は重要なスキルとなります。
細かなことにも気づける几帳面で気がきく人でなければ、秘書の仕事をまっとうすることは難しいといえるでしょう。

上司の心理や体調を気遣い、早めに行動を起こすことこそ、秘書に求められる日課となります。
人に言われる前に作業を開始できるのなら、秘書として働き続けることができるかもしれませんね。
 

柔軟性がある人


毎日のスケジュールは、さまざまな理由によって変更を余儀なくされます。
変更のたびに慌てないで対応できる柔軟性こそ、秘書として働くための大切な資質となるでしょう。

ときには理不尽な出来事や気まぐれによって、無駄な作業を強いられることもあるかもしれません。
そんなときも柔軟かつ冷静に対処できる自信があるのなら、秘書に向いている人材だといえるでしょう。

柔軟性が足りないと仕事のなかでストレスを抱えることにもなりがちなので、秘書を目指すのなら臨機応変な対応を意識してみてください。
 

複数の業務を同時に進行できる人


秘書は業務上のあらゆる作業を一手に担う必要があるため、複数の仕事を同時にこなす器用さが求められます。
1つの仕事に集中するよりも、たくさんの業務を並行して進めることが得意だという人の方が、秘書に向いているといえるでしょう。
いくつもの業務を同時に進行させるには、スケジュールの管理が重要な鍵となります。
上司だけでなく自分自身のスケジュールも調整する必要が出てくるため、常に行動をコントロールできるように努めましょう。
 

情報収集能力が高い人


仕事に必要な情報は毎日のように更新され、新しいものがどんどん生まれていきます。
そういった情報を的確に収集する能力がなければ、秘書として勤務することは難しくなるでしょう。

ネットや新聞などの媒体を巧みに利用して情報収集するスキルは、秘書としての安定につながります。
転職後も常に最新の情報を仕入れることを怠らないことが、仕事の評価に影響することを覚えておきましょう。
 

人をサポートすることにやりがいを感じる人


秘書の仕事のほとんどは、特定の人のために尽くすことが基本となります。
そのため誰かをサポートすることにやりがいを感じる人でなければ、秘書を続けていくことはできないでしょう。

秘書の仕事はサポートされる人にとっては当たり前のものであるため、いちいち感謝されたり評価してもらえたりするわけではありません。
それでもしっかりと自分の業務を遂行できると思えることが、秘書として働くための第一歩になるでしょう。

 

秘書の中途採用はほとんどない

秘書は会社の生産性を高める重要な起点となる仕事ですが、外部から新規採用で雇うというパターンは非常に少なくなっています。
また即戦力が求められやすいことから新卒での就職は難しく、さまざまな業種を経験している人材の方が採用率は高くなるでしょう。

秘書を目指すのならまずはビジネスマナーやスキルを取得することを優先し、経験を積んでいくことをおすすめします。
たくさんの仕事に就いたという実績があれば、秘書としての応用力を評価されるかもしれません。

新規採用がないからと諦めずに、目の前の仕事に集中して将来につなげていきましょう。

 

じゃあどうやったら秘書になれるの?


現在の会社で働きながら秘書という役職に転職するという流れが、一般的なものとなるでしょう。
人事や上司に「秘書として働きたい」と主張しておくことが、将来的に人事異動のきっかけになることもあります。

また上記で紹介したような秘書向けの資格をアピールできれば、最初から秘書として働ける可能性もあるでしょう。
何の実績もないまま秘書として雇われることはほぼないため、とにかく専門のスキルを身に着けることから始めてみてください。

長期的な努力と計画的なキャリア形成が、秘書になるために必要な過程になるといえるでしょう。

 

秘書の給料はどのくらい?

秘書の年収は、平均して300万円前後が多いといわれています。
当然経験の浅いうちは給料は低く、250~350万円程度が一般的となるでしょう。

サポートする相手の役職や会社における重要度によって給料が変わることがあるため、社長や重役の秘書になることができれば最初から平均以上の年収を得ることも可能です。
しかし当然ながらそのためには秘書としての高いスキルが必要となるので、常に勉強と向上心を忘れないことが求められます。

秘書は自分自身の能力が給料に大きく反映されるため、非常にやりがいのある仕事だといえるでしょう。

 

まとめ

秘書という仕事には、複数の専門スキルや特殊な業務をこなす能力が求められます。
それゆえに適任とされる人材は重要視されることになるため、自分が秘書に向いていると思えるのならぜひ転職を考えてみるといいでしょう。

ビジネスマナーの基本や身だしなみ、その他秘書に必要とされる技術の多くは、簡単なようで意外に習得が難しいものばかりです。
高い意識と勉強の習慣がなければ、秘書として満足のいく仕事をすることはできないでしょう。

これから秘書を目指す人はぜひこちらでご紹介した内容を把握して、優秀な秘書になるための努力を始めてみてください。